Cara Mudah dan Cepat Membuat Absensi Karyawan dengan Excel dan Rumusnya

Posted by Nusaker January 04, 2024

Rumus Excel Absensi Karyawan (Pexels.com)

Absensi karyawan adalah salah satu hal yang penting dalam sebuah perusahaan. Dengan absensi karyawan, kita bisa mengetahui siapa saja yang hadir, telat, izin, sakit, atau alfa. Absensi karyawan juga bisa digunakan untuk menghitung gaji, tunjangan, dan bonus karyawan.

Namun, membuat absensi karyawan secara manual bisa sangat merepotkan dan memakan waktu. Apalagi jika jumlah karyawan banyak dan harus diinput satu per satu. Belum lagi jika ada kesalahan input atau perubahan data yang harus diperbaiki.

Untungnya, ada cara mudah dan cepat untuk membuat absensi karyawan dengan menggunakan Excel. Excel adalah aplikasi pengolah angka yang sangat populer dan banyak digunakan di berbagai bidang. Dengan Excel, kita bisa membuat absensi karyawan dengan mudah dan cepat, serta menghitung otomatis berbagai data yang berkaitan dengan absensi karyawan.

Langkah-langkah Membuat Absensi Karyawan dengan Excel

Berikut adalah langkah-langkah membuat absensi karyawan dengan Excel dan rumusnya:

1. Membuat Tabel Absensi Karyawan

Langkah pertama adalah membuat tabel absensi karyawan dengan Excel. Tabel ini berisi data-data dasar karyawan, seperti nama, nomor induk, jabatan, dan departemen. Selain itu, tabel ini juga berisi kolom-kolom untuk mencatat status kehadiran karyawan setiap hari, seperti H (Hadir), T (Telat), I (Izin), S (Sakit), A (Alfa), atau L (Libur).

Untuk membuat tabel absensi karyawan dengan Excel, ikuti langkah-langkah berikut:

Buka aplikasi Excel dan buat dokumen baru.
Buat judul tabel absensi karyawan di sel A1, misalnya "Absensi Karyawan PT. XYZ Bulan Januari 2024".
Buat header tabel absensi karyawan di baris 3, mulai dari sel A3 sampai sel AF3. Header tabel terdiri dari:

Nama: nama lengkap karyawan
NIK: nomor induk karyawan
Jabatan: posisi karyawan di perusahaan
Departemen: bagian atau divisi karyawan
1-31: tanggal dalam satu bulan, sesuaikan dengan bulan yang diinginkan

Isi data karyawan di bawah header tabel, mulai dari baris 4. Data karyawan bisa diambil dari database perusahaan atau diinput secara manual. Pastikan data karyawan lengkap dan benar.
Format tabel absensi karyawan sesuai dengan keinginan, misalnya mengatur ukuran sel, warna, font, border, dan lain-lain.

2. Mencatat Status Kehadiran Karyawan

Langkah kedua adalah mencatat status kehadiran karyawan setiap hari di tabel absensi karyawan. Status kehadiran karyawan bisa diinput secara manual atau otomatis, tergantung dari sistem yang digunakan perusahaan. Jika menggunakan sistem manual, kita bisa mencatat status kehadiran karyawan dengan mengisi sel-sel di bawah kolom tanggal dengan huruf H, T, I, S, A, atau L. Jika menggunakan sistem otomatis, kita bisa menghubungkan tabel absensi karyawan dengan sistem absensi perusahaan, misalnya dengan menggunakan barcode scanner, fingerprint scanner, atau face recognition.

Untuk mencatat status kehadiran karyawan secara manual, ikuti langkah-langkah berikut:

Pilih sel yang ingin diisi dengan status kehadiran karyawan, misalnya sel E4 untuk mencatat status kehadiran karyawan pertama pada tanggal 1.
Ketik huruf yang sesuai dengan status kehadiran karyawan, misalnya H jika karyawan hadir, T jika karyawan telat, I jika karyawan izin, S jika karyawan sakit, A jika karyawan alfa, atau L jika karyawan libur.
Ulangi langkah-langkah di atas untuk sel-sel lainnya yang ingin diisi dengan status kehadiran karyawan.

Untuk mencatat status kehadiran karyawan secara otomatis, ikuti langkah-langkah berikut:

Hubungkan tabel absensi karyawan dengan sistem absensi perusahaan, misalnya dengan menggunakan barcode scanner, fingerprint scanner, atau face recognition. Pastikan sistem absensi perusahaan sudah terintegrasi dengan Excel dan bisa mengirim data kehadiran karyawan ke tabel absensi karyawan.
Atur rumus atau formula yang bisa mengubah data kehadiran karyawan dari sistem absensi perusahaan menjadi huruf H, T, I, S, A, atau L. Rumus atau formula ini bisa berbeda-beda tergantung dari sistem absensi perusahaan yang digunakan. Contoh rumus atau formula yang bisa digunakan adalah sebagai berikut:

=IF(AND(B4="Hadir",C4<=TIMEVALUE("08:00:00")),"H",IF(AND(B4="Hadir",C4>TIMEVALUE("08:00:00")),"T",IF(B4="Izin","I",IF(B4="Sakit","S",IF(B4="Alfa","A",IF(B4="Libur","L",""))))))

Rumus atau formula di atas berarti:

Jika data kehadiran karyawan di kolom B adalah "Hadir" dan data jam masuk karyawan di kolom C kurang dari atau sama dengan 08:00:00, maka status kehadiran karyawan adalah H (Hadir).
Jika data kehadiran karyawan di kolom B adalah "Hadir" dan data jam masuk karyawan di kolom C lebih dari 08:00:00, maka status kehadiran karyawan adalah T (Telat).
Jika data kehadiran karyawan di kolom B adalah "Izin", maka status kehadiran karyawan adalah I (Izin).
Jika data kehadiran karyawan di kolom B adalah "Sakit", maka status kehadiran karyawan adalah S (Sakit).
Jika data kehadiran karyawan di kolom B adalah "Alfa", maka status kehadiran karyawan adalah A (Alfa).
Jika data kehadiran karyawan di kolom B adalah "Libur", maka status kehadiran karyawan adalah L (Libur).
Jika data kehadiran karyawan di kolom B tidak ada atau tidak sesuai, maka status kehadiran karyawan kosong.
Masukkan rumus atau formula tersebut ke sel yang ingin diisi dengan status kehadiran karyawan, misalnya sel E4 untuk mencatat status kehadiran karyawan pertama pada tanggal 1.
Salin rumus atau formula tersebut ke sel-sel lainnya yang ingin diisi dengan status kehadiran karyawan.

3. Menghitung Jumlah Kehadiran Karyawan

Langkah ketiga adalah menghitung jumlah kehadiran karyawan berdasarkan status kehadiran karyawan yang sudah dicatat di tabel absensi karyawan. Jumlah kehadiran karyawan bisa digunakan untuk menghitung gaji, tunjangan, dan bonus karyawan. Jumlah kehadiran karyawan terdiri dari:

Jumlah hari hadir: jumlah hari dimana status kehadiran karyawan adalah H (Hadir).
Jumlah hari telat: jumlah hari dimana status kehadiran karyawan adalah T (Telat).
Jumlah hari izin: jumlah hari dimana status kehadiran karyawan adalah I (Izin).
Jumlah hari sakit: jumlah hari dimana status kehadiran karyawan adalah S (Sakit).
Jumlah hari alfa: jumlah hari dimana status kehadiran karyawan adalah A (Alfa).
Jumlah hari libur: jumlah hari dimana status kehadiran karyawan adalah L (Libur).

Untuk menghitung jumlah kehadiran karyawan, ikuti langkah-langkah berikut:

Buat header jumlah kehadiran karyawan di baris 3, mulai dari sel AG3 sampai sel AL3. Header jumlah kehadiran karyawan terdiri dari:

Jml Hadir: jumlah hari hadir
Jml Telat: jumlah hari telat
Jml Izin: jumlah hari izin
Jml Sakit: jumlah hari sakit
Jml Alfa: jumlah hari alfa
Jml Libur: jumlah hari libur

Isi data jumlah kehadiran karyawan di bawah header jumlah kehadiran karyawan, mulai dari baris 4. Data jumlah kehadiran karyawan bisa dihitung dengan menggunakan rumus atau formula berikut:

Jumlah hari hadir: =COUNTIF(E4:AF4,"H")
Jumlah hari telat: =COUNTIF(E4:AF4,"T")
Jumlah hari izin: =COUNTIF(E4:AF4,"I")
Jumlah hari sakit: =COUNTIF(E4:AF4,"S")
Jumlah hari alfa: =COUNTIF(E4:AF4,"A")
Jumlah hari libur: =COUNTIF(E4:AF4,"L")

Masukkan rumus atau formula tersebut ke sel yang ingin diisi dengan data jumlah kehadiran karyawan, misalnya sel AG4 untuk mencatat jumlah hari hadir karyawan pertama.
Salin rumus atau formula tersebut ke sel-sel lainnya yang ingin diisi dengan data jumlah kehadiran karyawan.

4. Menghitung Gaji, Tunjangan, dan Bonus Karyawan

Langkah keempat adalah menghitung gaji, tunjangan, dan bonus karyawan berdasarkan jumlah kehadiran karyawan yang sudah dihitung di tabel absensi karyawan. Gaji, tunjangan, dan bonus karyawan bisa berbeda-beda tergantung dari peraturan perusahaan, jabatan, dan departemen karyawan. Namun, secara umum, gaji, tunjangan, dan bonus karyawan terdiri dari:

Gaji pokok: jumlah uang yang diterima karyawan setiap bulan tanpa memperhitungkan faktor lain, seperti kehadiran, kinerja, atau prestasi.
Tunjangan: jumlah uang tambahan yang diterima karyawan setiap bulan berdasarkan faktor-faktor tertentu, seperti jabatan, departemen, kesehatan, transportasi, atau keluarga.
Bonus: jumlah uang tambahan yang diterima karyawan sesekali berdasarkan faktor-faktor tertentu, seperti kinerja, prestasi, atau keuntungan perusahaan.

Untuk menghitung gaji, tunjangan, dan bonus karyawan, ikuti langkah-langkah berikut:

Buat header gaji, tunjangan, dan bonus karyawan di baris 3, mulai dari sel AM3 sampai sel AS3. Header gaji, tunjangan, dan bonus karyawan terdiri dari:

Gaji Pokok: gaji pokok karyawan
Tunjangan: tunjangan karyawan
Bonus: bonus karyawan
Potongan: potongan gaji karyawan
Total: total gaji bersih karyawan

Isi data gaji, tunjangan, dan bonus karyawan di bawah header gaji, tunjangan, dan bonus karyawan, mulai dari baris 4. Data gaji, tunjangan, dan bonus karyawan bisa diambil dari database perusahaan atau dihitung dengan menggunakan rumus atau formula berikut:

Gaji pokok:
```
=VLOOKUP(C4,Sheet2!A2:B10,2,FALSE)
```

Tunjangan:

=VLOOKUP(D4,Sheet2!C2:D10,2,FALSE)+VLOOKUP(C4,Sheet2!E2:F10,2,FALSE)

Bonus: =IF(AG4>=25,0.1*AM4,0)
Potongan: =0.05*AM4+0.01*AM4*AH4
Total: =AM4+AN4+AO4-AP4

Masukkan rumus atau formula tersebut ke sel yang ingin diisi dengan data gaji, tunjangan, dan bonus karyawan, misalnya sel AM4 untuk mencatat gaji pokok karyawan pertama.
Salin rumus atau formula tersebut ke sel-sel lainnya yang ingin diisi dengan data gaji, tunjangan, dan bonus karyawan.

Penutup

Demikianlah cara mudah dan cepat membuat absensi karyawan dengan Excel dan rumusnya. Dengan menggunakan Excel, kita bisa membuat absensi karyawan dengan mudah dan cepat, serta menghitung otomatis berbagai data yang berkaitan dengan absensi karyawan, seperti jumlah kehadiran, gaji, tunjangan, dan bonus karyawan.

Nusaker Informasi terkini seputar gadget, review hingga rekomendasi yang sesuai dengan kebutuhanmu.

Widget HTML #1